Ochrana osobných údajov

Poučenie o právach dotknutých osôb

Informácie o ochrane osobných údajov využívaných Verejnou knižnicou Jána Bocatia (ďalej ako VKJB) prinášame v Prílohe č. 3 ku Knižničnému a výpožičnému poriadku. Nakladanie s osobnými údajmi reflektuje požiadavky vyplývajúce z Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov a voľnom pohybe takýchto údajov (GDPR) ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES a zákona č. 18/2018 o Ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, ktoré nadobúdajú účinnosť 25.5.2018. Osobné údaje používateľov VKJB spracúva výlučne pre potreby poskytovania knižničných, informačných a ďalších služieb používateľom, informovania používateľov o službách, za účelom marketingového spracovania a za účelom ochrany majetku a knižničného fondu.

Kontaktné údaje prevádzkovateľa:

Verejná knižnica Jána Bocatia, Hlavná 48, 042 61 Košice

IČO: 31297838, DIČ: 2021452862

Číslo knižnice v Zozname knižníc MK SR: 3998/2000-400/0047

Web: https://www.vkjb.sk, Tel./mailový kontakt: 055/62232 91, vkjb@vkjb.sk

Kontaktné údaje zodpovednej osoby:

zo@vkjb.sk , Tel./ 055/ 62 232 91

Kontaktné údaje Úradu na ochranu osobných údajov

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27

IČO: 36064220

Telefonické konzultácie v oblasti ochrany osobných údajov: Utorok a štvrtok 8:00 – 15:00 +421 2 323 132 20

e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk

Právny základ pre činnosť VKJB:

Zákon č. 40/1964 Z.z. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov
Zákon č. 126/2015 Z.z. o knižniciach a o zmene a doplnení zákona
Zákon č. 2006/2009 Z.z. o múzeách a galériách a o ochrane predmetov kultúrnej hodnoty
Zákon č. 372/1990 Z.z. o priestupkoch v znení neskorších predpisov v znení zákona č. 38/2014 Z.z.
Zákon č. 211/1990 Z.z. o slobodnom prístupe k informáciám
Zákon č. 152/1998 Z.z. o sťažnostiach
a v súlade so zriaďovacou listinou Verejnej knižnice Jána Bocatia zo dňa 1.4.2009

Ako knižnica nakladá s osobnými údajmi používateľov

Verejná knižnica Jána Bocatia spracováva osobné údaje používateľov pre poskytovanie svojich knižnično – informačných služieb.

Pri spracovaní údajov dodržiava súlad s legislatívou Európskej únie i s nadväznosťou na legislatívu Slovenskej republiky. Knižnica neprenáša osobné údaje dotknutej osoby do tretej krajiny alebo do medzinárodnej organizácie ani ich neposkytuje žiadnym ďalším subjektom.

Aké údaje zbierame a ku čomu ich využívame

Knižnica je otvorený priestor a jej služby môže využívať každý občan v zmysle Knižničného a výpožičného poriadku. Základným dokumentom upravujúcim práva a povinnosti knižnice a jej používateľov je Knižničný a výpožičný poriadok. Niektoré služby môže knižnica poskytovať iba konkrétnej osobe, preto potrebuje poznať jej osobné údaje. Ide predovšetkým o požičiavanie dokumentov mimo priestor knižnice (tzv. absenčné výpožičky) a služby na to naviazané (správa čitateľského konta, rezervácie, história výpožičiek) ale i niektoré služby poskytované priamo v priestoroch knižnice (rezervácie priestorov, prihlásenie sa na akciu s limitovaným počtom účastníkov). Tieto adresné služby ponúkame registrovaným používateľom, ktorí sa ku službám prihlasujú vyplnením prihlášky.

Údaje pre poskytovanie služieb

Pre požičiavanie dokumentov mimo priestory knižnice potrebujeme základné údaje o osobe, ktorá chce tieto služby využívať, teda meno a priezvisko, dátum narodenia, adresu, údaje o preukaze totožnosti, bydlisko. V prípade detí do 16 rokov potrebujeme rovnaké údaje od ich zákonného zástupcu.

Knižnica ďalej spracováva údaje o tom, akú školu čitatelia navštevujú a to v prípade, že si používatelia chcú uplatniť výhody s tým spojené (napríklad zľavnené členstvo – pre partnerské školy VKJB).

Kontaktné údaje (emailová adresa, telefónne číslo) využívame pre efektívnejšiu komunikáciu s používateľmi a pre ich informovanie o stave čitateľského konta, rezerváciách alebo o nových službách a aktuálnych podujatiach knižnice. Prostredníctvom svojho čitateľského konta si môže používateľ nastaviť zasielanie informácií o podujatiach VKJB, pozvánky na besedy, výstavy a workshopy, informácie o zľavách a iné marketingové informácie týkajúce sa aktivít knižnice. Poštovú adresu používateľa využívame v prípade, že si čitateľ praje byť týmto spôsobom informovaný o splnenej rezervácii, ale tiež pokiaľ je nutné ho upomenúť o nevrátenej výpožičke.

Knižnica uchováva históriu výpožičiek, záznamy o použití čitateľského preukazu a pohyboch knižničnej jednotky pre prípad riešenia sporných situácií i pre prehľad používateľa o jeho čitateľskej histórii. (V prípade, že si používateľ nepraje históriu výpožičiek uchovávať, môže požiadať o jej vymazanie osobne v knižnici.)

Na základe námetov používateľov, ktorí knižnicu pravidelne využívajú a ich potrieb, môžeme svoje služby rozvíjať. Údaje z výpožičnej činnosti môžu poslúžiť napr. k rozvoju knižničnej siete, úpravám otváracích hodín alebo nákup nových kníh.

Záznamy z kamerového systému

Knižnice môžu byť vybavené monitorovacími kamerovými systémami, ktoré slúžia k zaisteniu lepšej bezpečnosti výpožičných priestorov. Takéto pobočky sú označené piktogramom kamery v priestoroch knižnice a informácia je uvedená v profile pracovísk na https://www.vkjb.sk.

Kde svoje údaje nájdete

Náhľad na väčšinu osobných údajov, ktoré knižnica o používateľoch uchováva, ponúka on-line čitateľské konto, ktoré je dostupné každému používateľovi po prihlásení (užívateľské meno, heslo) sa do svojho on-line konta v katalógu knižnice. Čitateľské konto ponúka nielen výpis údajov o osobe (identifikačné a kontaktné údaje), ale taktiež prehľad aktuálnych výpožičiek, históriu výpožičiek od začiatku registrácie, platobné údaje vrátane histórie platieb a informácii o zadaných rezerváciách).

Používateľ má právo požiadať zodpovednú osobu o prístup k svojim osobným údajom spracovávaných knižnicou. Tento výpis môže získať po podaní žiadosti a overení totožnosti žiadateľa. Je možné ho poskytnúť i v elektronickej podobe. V prípade papierového vyhotovenia knižnica účtuje poplatky podľa aktuálneho cenníka zverejneného na stránke knižnice www.vkjb.sk/sluzby/cennik.

Aktuálnosť a úprava osobných údajov

Knižnica sa usiluje udržiavať uchovávané osobné údaje aktuálne, preto pri osobnom predlžovaní platnosti čitateľského preukazu sa na ich aktuálnosť pýta. Prosíme používateľov, aby zmenu osobných údajov oznámili knižnici pri najbližšej osobnej návšteve. Používatelia si môžu sami upraviť vo svojom čitateľskom konte e-mailovú adresu a udeliť súhlas so zasielaním informácii z knižnice.

Upozorňujeme, že niektoré informácie knižnica zasiela iba elektronicky. Ide napríklad o upozornenie na blížiaci sa koniec výpožičnej doby, pozvánky na akcie. Tieto správy Vám môžeme zasielať iba ak máme váš správny e-mail, telefónne číslo a jednoznačne identifikovateľný súhlas.

Ako dlho údaje uchovávame

Údaje uchovávame počas doby platnej čitateľskej registrácie a 5 rokov po jej skončení. V tomto období (5 rokov) má tak používateľ možnosť si členstvo jednoducho obnoviť bez toho, aby prišiel o históriu svojich výpožičiek. Po uplynutí tejto doby knižnica údaje anonymizuje, čo znamená, že zmaže všetky údaje, na základe ktorých je možné používateľa identifikovať. Knižnica anonymizované údaje môže ďalej využívať pre štatistické účely.

O anonymizáciu môže používateľ osobne požiadať aj skôr, ak si už nepraje využívať služby knižnice.

Údaje z kamerového systému knižnica uchováva 14 dní od nahratia záznamu, alebo po dobu potrebnú k prešetreniu zaznamenanej udalosti.

Spracovanie inými subjektmi

Knižnica spracováva osobné údaje svojich registrovaných používateľov vo vlastnom knižnično-informačnom systéme a nikomu ich za účelom správy neposkytuje. V niektorých prípadoch využívame služby ďalších poskytovateľov, napr. telefónneho operátora, on-line služby spoločnosti Google pre prihlásenie sa na akciu knižnice a na zhromažďovanie informácii o návštevnosti stránok knižnice.

Naša web stránka a web stránky prevádzkované knižnicou môžu obsahovať odkazy na aplikácie sociálnych médií alebo služby, ktoré Vám umožnia zdieľať obsah s ostatnými užívateľmi (spoločne „Aplikácie sociálnych médií“). Akékoľvek osobné alebo iné údaje, ktoré vložíte do akejkoľvek Aplikácie sociálnych médií, môžu iní užívatelia Aplikácie sociálnych médií čítať, zhromažďovať a používať, pričom nad týmito inými užívateľmi máme len malú alebo žiadnu kontrolu. Z týchto dôvodov nenesieme žiadnu zodpovednosť za akékoľvek použitie, zneužitie alebo iné neoprávnené nakladanie s akýmikoľvek osobnými údajmi alebo inými informáciami, ktoré vložíte do akejkoľvek Aplikácie sociálnych médií, zo strany ostatných užívateľov.

Osobné údaje pod kontrolou

Knižnica má spravované údaje zabezpečené a k bezpečnosti môžete prispieť aj vy svojím zodpovedným prístupom. Nepožičiavajte svoj čitateľský preukaz ďalším osobám, prihlásiť sa do knižnice môže každý sám. Neposkytujte prihlasovacie údaje k čitateľskému on-line kontu ďalším osobám.

Ochrana osobných údajov v SR

Slovenská republika je ako členská krajina Európskej únie povinná rešpektovať jednotnú legislatívu Európskej únie. V súčasnej dobe pre ochranu osobných údajov je to Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov a voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „Nariadenie GDPR“) a Zákon o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov č. 18/2018 Z.z. ktoré je účinné od 25.5.2018.

Dohľad nad dodržiavaním Nariadenia a zákona má Úrad pre ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, na ktorý je možné sa obrátiť v prípade sťažnosti, otázok alebo prešetrenie nejasností.

Budeme však radi, pokiaľ sa s podnetom ohľadne svojich osobných údajov najskôr obrátite na nás.